Международная студия веб-дизайна

Центральный Офис по управлению Интернет-проектами

Здравствуйте, Уважаемый Пользователь!

Если Вы оказались на этой странице, то скорее всего, написали письмо в наш адрес, и скорее всего, мы его не поняли.

Пожалуйста, ознакомьтесь с несколькими простыми правилами деловой переписки, которые позволят нам лучше понять друг друга.

Сначала необходимые пояснения.

Международная студия веб-дизайна поддерживает около 50 сайтов, разработанных в разное время для наших клиентов. По просьбе наших клиентов мы также поддерживаем почтовую переписку, приходящую на их адреса.

Письмо, направляемое на контактный адрес, попадает к Центральному Администратору, который по поручению владельцев ресурса просматривает всю входящую корреспонденцию и в случае необходимости передает им письмо.

Обычно это не вызывает затруднений, за исключением случаев, когда обращающиеся обходятся одной строкой, ссылающейся на контекст сайта. Типичное обращение: "я хочу больше знать о Вашей деятельности" и тому подобные.

Заметим, что плохо оформленные, слишком короткие, малопонятные письма характерны в основном для школьников, которые просто не успели научиться нормальной деловой переписке. Однако иногда так ведут себя и взрослые.

К сожалению, понять, что именно имеет в виду автор короткого письма "я хочу больше знать о вас", Центральный Администратор не в состоянии, так как не знает, по какому именно из сайтов к нему обращаются.

Чтобы улучшить качество общения и устранить возможные недоразумения, достаточно всего лишь оформить письмо в соответствии с обычными правилами деловой переписки. Это нетрудно, ведь деловые письма чаще всего состоят из 2-3 абзацев и нескольких фраз. Однако эти типовые фразы сразу же дают понять, кто именно пишет письмо и какова его цель.

Первая фраза.

Приветствие. Почему-то многие забывают поздороваться, из-за чего сразу же попадают в разряд "школьнегов", отвечать которым нецелесообразно ввиду пустой траты времени.

Вторая фраза.

Указание на сайт, с которого пришел посетитель, и на информацию, которая привлекла его внимание. Например: "я посетил Ваш сайт www.serbia.ru, на котором содержится информация о туристических поездках в Белград", или "на вашем сайте www.sugov.org опубликована информация о посещении Земли инопланетянами"... Эта короткая фраза сразу же позволяет Администратору сориентироваться, по какому поводу Вы к нему обращаетесь.

Третья фраза.

Не забудьте представиться и назвать причину Вашего интереса! Это можно сделать в любой форме, например: "Меня зовут Дима Алексеев, я интересуюсь инопланетянами и давно собираю про них материалы".

Четвертая фраза.

Основная суть Вашего запроса, можно кратко. Например: "моя компания, ООО "ОченьБольшаяФирма", нуждается в срочном переводе деловой корреспонденции с французского языка"...

И напоследок:

"Формула вежливости" и контактные данные (в нашем случае это e-mail). Хорошим тоном считается в конце письма приписать "с уважением" и не забыть поставить свое имя, даже если оно указано в полях электронного конверта.

Письмо получается коротким, деловым и понятным. Администратор из Центрального офиса сразу же получает возможность понять, стоит ли продолжать переписку по данному вопросу, и переправляет письмо тому, кому оно адресовано, либо отвечает сам.

Конечно, все вышеперечисленные правила можно и не соблюдать. Если Вас не интересует ответ. Но зачем тогда вообще писать?

Желаем Вам удачной и полезной переписки по всем интересующим Вас вопросам!

Центральный офис по управлению проектами Международной студии веб-дизайна

Вот пример из реальной переписки (цитируем полностью):

Пользователь пишет: "Меня интересуют ваши единомышленники в Украине".

(Письмо не подписано. "Здрасьте-досвиданья" отсутствуют. Сами по себе они не нужны, но дают понять, с кем мы имеем дело. По этому письму нельзя понять, к кому именно обращается автор, с какого сайта он пришел, кого он называет своими единомышленниками и что вообще ему надо).

Администратор отвечает: "Здравствуйте! Пожалуйста, уточните, к кому и по какому поводу Вы обращаетесь! С уважением, Администратор центрального офиса."

Пользователь (цитируется письмо полностью): "Я обращаюсь к вам по поводу ваших единомышленников в Украине". Конец цитаты.

Стоит ли говорить, что этот корреспондент так и не дождался своих украинских единомышленников?

А вот пример правильно написанного письма:

"Здравствуйте!

Я посетил Ваш сайт www.cameroon.ru , на котором опубликована информация о Ваших услугах по переводу с французского языка. Я работаю менеджером в компании "ИнтерТехСервис". Моей компании необходим срочный перевод с французского технического текста. Пожалуйста, сообщите Ваши тарифы и сроки, в которые Вы можете выполнить эту работу!

С уважением,

              Дмитрий Алексеев, менеджер ООО "ИнтерТехСервис"

Разумеется, этот корреспондент получит исчерпывающий ответ на все свои вопросы, и очень быстро.

Спасибо, что дочитали этот текст до конца! Надеемся на Ваше понимание, и желаем Вам продуктивного общения!

Центральный офис по управлению проектами Международной Студии Веб-дизайна